ACTA REUNIÓN 31 DICIEMBRE

REUNIÓN ASOCIACIÓN TANIT

Día: Jueves, 31 de Diciembre de 2009
Lugar: Casa de Paco y Vicky
Hora: 13.30 - 15 horas
Asistentes: Gema, Victor, Elena, Jorge, Jesús, Carlos, Javi, Paco y Vicky.


ORDEN DEL DÍA:

1. Contabilidad 2009
2. Contactos con Guatemala
3. Revisión tareas dic.
4. Correos a enviar a los socios
5. Pagos colaboraciones
6. Gestiones de hacienda
7. Rifa
8. Proyecto


1. Contabilidad 2009

Vicky comenta el estado actual de las cuentas. A día de hoy tenemos: 1.236,96 €. Han sido muy positivos los ingresos que se han hecho en cuenta este año por todas las partes, manejando menos dinero en efectivo y cuadrando todo mejor.
En la reunión de enero se presentarán gráficos y las cuentas en papel para todos.
Revisamos las demandas que han hecho las comunidades para este año: invernadero, molinos, granjas, semillas y fertilizante químico.
Paco va a llamar a Guatemala para que envíen las facturas de justificación de lo que hayan comprado con el dinero mandado en septiembre y después les enviaremos el dinero con el que contamos actualmente. El objetivo es establecer una dinámica en la que ellos sepan que es necesario justificar los gastos económicos permanentemente.

2. Contacto con Guatemala

Más o menos una vez al mes Paco mantiene contacto con ellos por teléfono o mail. Aunque ha mejorado la comunicación y ahora son más concretos en sus demandas y justificantes, no han cumplido con la cumplimentación de las fichas de producción que ya les pedimos en su momento, son necesarias para evaluar. Tienen que mentalizarse que estas gestiones son obligadas sobretodo si en el futuro nos dan subvenciones.
Javi cree que la evaluación y las fotos deben hacerse por comunidades no de forma conjunta. En realidad envían algunas fotos pero no sabemos como va todo si no hacemos un viaje y esto no debe ser así, deben enviarnos toda la información.

Pondremos como plazo el mes de marzo para que nos envíen las fichas de producción y entonces mandaremos el dinero que consigamos a partir de enero (cuotas socios + venta rifa).

3. Revisión de tareas de diciembre

Todo ejecutado excepto la actualización de la web. Paco y Jorge están ello pero no se ha terminado.
Al final decidimos crear un facebook de la asociación ya que Jorge se ofrece a elaborarlo y actualizarlo. De esta forma se vincularía con el blog y todo el mundo tendría acceso a la información que colgamos en ambos soportes.

Se mantienen las reuniones de enero, siendo en la extraordinaria donde hagamos el cambio de Junta Directiva incluyendo a Victor, Javi y Carlos.
Vicky tiene que confirmar con el Bambalán que podemos hacer las reuniones allí.

Sobre los conciertos benéficos, Paco tiene que comentárselo a sus grupos para tocar. Todavía no ha hecho ninguna gestión.

4. Correos a enviar a los socios

Se han enviado los correos de bienvenida aunque a partir de ahora Jorge modificará el correo de la web para que automáticamente se envíe el que Gema y Elena hicieron nuevo.

Están pendiente de enviar:
- Colgar convocatoria de reunión ordinaria 15 enero en el blog.
- Correo convocando a reunión extraordinaria 22 enero
- Correo informando a todos los socios del próximo cobro de la cuota 2010
- Correo a las personas que no tienen domiciliada su cuota de la posibilidad de hacerlo a partir de ahora o de las opciones de pago a través de la cuenta de la asociación o del pago en efectivo.

5. Pagos de colaboraciones

Vicky comenta la posibilidad de agradecer de alguna forma el trabajo de las personas que colaboran con la asociación o de destinar una partida económica a pagar alguna cosa relacionada con el viaje de los que vayan a evaluar próximamente a Guatemala.
Al final se decide que se aportará desde la asociación un dinero para gastos generales en los viajes a Guatemala (compra de comida durante la estancia en las comunidades o alguna necesidad concreta que se identifique in situ) pero el resto de los gastos se lo seguirán pagando cada persona que viaje.
Sobre el resto de colaboraciones, no se ve apropiado regalar nada ya que es algo voluntario y debe seguir así.

6. Gestiones de hacienda
Hay que colocar y clasificar unos papeles nuevos que han salido de algún sitio. Vicky se encarga de eso y después les traspasará toda la información a Carlos y Javi para que vayan al Ayuntamiento a asesorarse bien de pagos o exenciones.

7. Rifa
De momento se sigue vendiendo, en enero veremos resultados.

8. Presentación de proyectos
Tema pendiente a tratar en las reuniones de enero.